Що таке Trello і як він допомагає в організації робочого процесу

Що таке Trello?

Trello — хмарний сервіс для контролю і управління проектами. Він досить простий і зрозумілий для новачка, а ще він працює за принципом методології Kanban, про яку ми раніше розповідали. Тобто кожна задача — це окрема картка на дошці, дошка — список всіх завдань, а колонка — це стадія виконання роботи. До того ж він практично весь безкоштовний, так що відмінно підійде для індивідуального використання або для невеликих команд.

Для чого використовують Trello та подібні сервіси?

Насправді, це стосується не тільки управління проектами, такі сервіси є відмінними планерами. У Trello можна спланувати все: від розпорядку дня, меню на тиждень, до якихось масштабних проектів.

Trello є в онлайн-версії і у вигляді мобільного додатку як на Android, так і на iOS. Працювати в додатках можна і оффлайн, що досить зручно. У Trello є безкоштовна і платна версії. Однак, безкоштовного функціоналу цілком достатньо для нормальної та повноцінної роботи.

Вільний доступ обійдеться вам в $ 10 в місяць на одного при річній передплаті. Тобто керівнику управління відділом в десять співробітників обійдеться в $ 100. Але це не обов’язково, адже, як ми вже говорили, безкоштовної версії цілком достатньо!

Основні елементи Trello

У Trello вам потрібно буде працювати з такими основними елементами, як команди, дошки, списки і картки.

Команди

Це люди, які беруть участь в спільних проектах. Команди в Trello можуть бути як публічними, так і приватними. Особливість приватних полягає в тому, що вступити в них можна тільки по посиланню-запрошенню і бачити зміст можуть тільки учасники.

Дошки

Це окремі проекти. Вони створюються всередині команд, і на кожну дошку додають учасників. Хочеться зауважити, що в безкоштовній версії програми в одній команді може бути не більше 10 дошок. Цікава функція: якщо вам необхідна персональна дошка, до якої будете мати доступ тільки ви — створіть команду з одного учасника — себе.

Списки

Це етапи роботи, де знаходяться і переміщаються наші завдання. Етапів роботи може бути безліч, головне — щоб учасники команди розуміли, в якій послідовності переміщати картки. Наприклад, це можуть бути списки «У плані», «В роботі», «Зроблено» і т.д.

Разом з тим, списки служать не тільки для відстеження прогресу, а й, наприклад, для поділу завдань. Trello — зручний сервіс, який можна адаптувати під себе.

Картки

Картки — це конкретні завдання, які переміщаються по списках в залежності від статусу виконання. На одній дошці може бути багато карток, хоч 1 000. Тема картки коротко відображає саму задачу, а в описі відображується що потрібно зробити, або ж містяться посилання на важливу інформацію.

Підіб’ємо підсумки: для того, щоб створити проект в Trello, створюється команда, а в ній дошки, на дошки додаються учасники, на дошках списки, а в них — картки. Після чого можна заходити, переглядати дошку і розуміти, яка активність відбувається в проекті і на якому він етапі.

Додаткові функції

Вищезазначені інструменти — не межа можливостей Trello. Зараз ми поговоримо про додаткові функції сервісу.

Вкладення

Використовуються для того, щоб передавати або зберігати результати вашої роботи. Вкладеннями можуть бути і документ Word, і таблиця Excel, і ZIP-архів, і фото, і відео, і презентації. Також зображення можуть використовуватися у вигляді обкладинки.

Учасники

Цікавий момент — учасників можна додавати не тільки в команди, а й на конкретні дошки і окремі картки. Таким чином обрана задача призначається відповідному співробітнику, який отримує оповіщення про всі маніпуляції в ній.

Мітки

Невеликі кольорові смужки, якими позначають картки. Ними можна відзначити пріоритетність завдання, клієнта або розмір оплати. Тут можна і змінювати кольори мітки, і давати їм назви, і додавати нові.

Дедлайни

Кожній задачі / картці можна встановлювати свій дедлайн. За добу програма нагадає про термін здачі — надішле повідомлення в онлайн-версії і push-повідомлення, якщо у вас є мобільний додаток Trello. Кожен учасник може змінити статус готовності — наприклад, що задача виконана і прибрати дедлайн, також його можна перенести в абсолютно рандомний момент.

Як можна налаштувати сервіс під свої завдання?

Насправді, програму можна підлаштувати під себе будь-яким зручним способом. Хтось використовує її навіть замість CRO-системи. Щоб автоматизувати дії, необхідно перейти у вкладки Butler. Як це зробити? Вони знаходяться в самих картках, на дошці або можна натиснути на три точки у верхній частині списку.

Також Trello можливо доопрацювати за допомогою API або стандартними покращеннями — їх досить багато в програмі. Давайте розглянемо декілька з них:

Календар

Поліпшення в тому, що з’являється календар, який заповнений картками на визначених датах згідно дедлайну. За допомогою чого можна наочно побачити обсяг роботи.

Google Диск

Можна зробити логічний висновок — це покращення пов’язує Trello і «Google Диск». Що тут можна зробити? Наприклад, додавати в картки посилання на папки і конкретні документи без вкладень, що дуже зручно.

Поля користувача

Тут можна додавати в картки власні поля з текстом, числами, датами, списками і прапорцями.

Отже, підіб’ємо підсумки — в Trello є безліч поліпшень для аналітики, збору статистики, маркетингу, спілкування і автоматизації процесів. Однак, в безкоштовної версії ви зможете додати лише одне поліпшення на дошку, і як приємне доповнення — кілька з бонусного розділу .

Які мінуси у Trello?

• Один з істотних мінусів — відсутність приватного ведення проектів. Тобто абсолютно кожен може зайти в картки колеги і внести свої правки. Природно, що в адекватних командах це не роблять без попередження, проте все одно це досить незручно.
• Незручно переносити карти і дедлайни через мобільний додаток. Частенько все злітає і доводиться повертати все на місце. Аналогічна історія з архівацією карток. Це хтось може зробити випадково (повернемося до першого пункту), а часу на відновлення доведеться витратити досить.
• Також в програмі не зручно створювати рівні доступу співробітників до завдань. Всі учасники однієї команди зазвичай бачать дошки, що іноді просто не потрібно.